Biaya adalah masalah krusial dalam proyek konstruksi. Ketika ada perubahan dan pergeseran anggaran, maka semua rencana dapat berubah. Tabel RAB yang sudah disusun juga seketika berubah. 

Hal ini datang bukan tanpa alasan. Sebab, biaya berlebih (cost overrun) merupakan salah satu penyebab proyek konstruksi bermasalah. Hampir semua proyek konstruksi berhenti karena ada penggunaan biaya diluar perencanaan.

Masalah ini bukan hanya terjadi di Indonesia saja, negara maju pun mengalami masalah cost overrun. Terowongan Channel, yang menghubungkan Inggris dan Prancis mengalami pembengkakan biaya lebih dari 80% untuk pengerjaan konstruksi. Apabila digabungkan dengan pengeluaran lainnya, maka pembengkakan mencapai 140% dari estimasi biaya.

Sebagai pemilik proyek tidak ingin mengalami kerugian besar. Sebisa mungkin mendapatkan keuntungan dari proyek, atau minimal masih ada modal untuk pengerjaan proyek berikutnya. 

Masalah ini dapat diselesaikan apabila Anda mengetahui cara mengatasi cost overrun. Tetapi sebelum masuk ke langkah penyelesaian, kenali dahulu apa saja penyebab cost overrun pada proyek konstruksi.

Baca Juga : Apa Itu RAB dan Fungsinya dalam Proyek Konstruksi

Penyebab Cost Overrun

Cost overrun tidak datang dari satu alasan tunggal saja. Ada beberapa variabel yang membuat pengeluaran produksi semakin membengkak. Berikut ini adalah penyebab cost overrun paling umum:

Terjadi kesalahan desain

Masalah cost overrun paling umum terjadi karena kesalahan desain. Gambar teknik adalah pondasi dasar untuk menyampaikan informasi teknis penting bagi pekerja dan klien.

Gambar teknik ada kalanya memiliki kesalahan pembuatan gambar. Dampaknya yang terjadi adalah misinformasi ketika mulai masuk ke tahap produksi. 

Jika kontraktor mengerjakan proyek dengan gambar yang salah, maka berdampak pada pengeluaran biaya yang berlebih. Bentuknya adalah keterlambatan jadwal pengiriman barang hingga bongkar ulang karena salah pengerjaan.

Estimasi biaya tidak realistis

Namanya estimasi biaya tentu tidak memiliki angka pasti. Walaupun demikian, besar estimasi biaya konstruksi harus mendekati dengan biaya aktual. Jangan sampai memasang anggaran tidak realistis.

Membuat estimasi biaya konstruksi harus mempertibangkan eskalasi dan kontinjensi. Buatlah dengan nominal sesuai data, bukan dengan firasat saja. 

Jika menyusun estimasi biaya yang realistis, maka resiko pembengkakan biaya dapat berkurang.

Perubahan cakupan prioritas pekerjaan

Masalah cost overrun tidak datang dari salah desain gambar semata, namun ada campur tangan pihak lain yang mendadak mengubah rencana kerja. Anggaplah, Anda merencanakan untuk mengerjakan lantai gedung dengan keramik. Kemudian, pemilik proyek mengubah lantai gedung dengan marmer.

Perubahan material dari keramik menjadi marmer tidak hanya mengubah rencana kerja, melainkan ada perubahan RAB. Ketika RAB berubah, pengerjaan pun tertunda karena harus menunggu pesanan marmer.

Walaupun hanya mengubah material lantai gedung saja, tetapi dampaknya pada pengeluaran semakin besar. 

Kompleksitas proyek

Pembengkakan biaya terjadi pada proyek skala besar dengan kompleksitas tinggi. Proyek skala besar rentan mengalami cost overrun karena modal pengerjaan awal saja sudah besar. 

Pengerjaan yang memakan waktu lama, kualitas material, hingga faktor inflasi menambah potensi kelebihan biaya. Hal ini menyebabkan rangkaian keterlambatan pekerjaan yang mengganggu keuangan dan pekerjaan.

Kurangnya perencanaan pengadaan barang

Hal lain yang membuat proyek konstruksi menghabiskan biaya lebih adalah kegagalan perencanaan pengadaan barang. Sebelum memulai pengerjaan, perencanaan pengadaan barang harus dilakukan secara matang. 

Pengadaan barang dan bermasalah ketika informasi yang diberikan sudah tidak relevan. Dampaknya adalah ada gangguan rantai pasokan, keterlambatan pengiriman, dan perubahan perencanaan yang nantinya terjadi pembengkakan biaya.

Baca Juga : Tips Membuat RAB Konstruksi Yang Akurat dan Efisien

Cara Mengatasi Cost Overrun

Cost overrun harus selalu diawasi agar tidak terjadi pembengkakan biaya. Hal ini merupakan salah satu tanggung jawab project manager konstruksi. 

Masalah pembengkakan biaya memang tidak bisa dihindarkan, namun biaya dapat dikendalikan agar pengeluaran tidak timpang sebelah. Berikut adakah cara mengendalikan pengeluaran proyek konstruksi.

Melakukan perencanaan secara menyeluruh

Pencegahan cost overrun dapat terjadi dengan perencanaan sebelum pelaksanaan proyek. Perencanaan yang mendetail memungkinkan pengeluaran sesuai anggaran. 

Mitigasi risiko dapat diperhitungkan melalui perencanaan manajemen risiko yang komprehensif. Ketika merencanakan proyek konstruksi, pertimbangkan semua aspek mulai dari data historis sampai pendapat ahli.

Kenali sepak terjang vendor

Proyek konstruksi melibatkan vendor untuk membantu penyediaan material hingga alat kerja. Hubungan dengan vendor memungkinkna terjadinya pengeluaran biaya di luar perencanaan. 

Hal ini dapat ditentukan dengan cara memastikan penawaran harga dari vendor sesuai dengan RAB. Tentukan batas bawah dan batas atas agar biaya tidak membengkak.

Mempertahankan ruang lingkup pekerjaan

Memperluas ruang lingkup adalah salah satu penyebab cost overrun. Perubahan lingkup kerja membuat perubahan struktur pekerjaan secara menyeluruh. Dampak paling terasa adalah perubahan kebutuhan untuk pekerjaan.

Mempertahankan lingkup pekerjaan bukan hal mudah karena kondisi lapangan dapat berubah sewaktu-waktu. Namun, perubahan yang terlalu banyak akan berdampak pada keberlangsungan proyek, sehingga beban anggaran semakin besar.

Pantau dengan tools project management

Project management tools dapat mempermudah pekerjaan karena meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Kemudahan lainnya adalah dapat memantau penjadwal pekerjaan sehingga mampu menjaga pengeluaran tetap sehat.

Membuat dokumentasi pekerjaan secara berkala

Masalah lonjakan biaya terjadi ketika tidak ada jalur komunikasi yang jelas. Kesalahpahaman saja membuat anggaran biaya meningkat. Jika tidak ingin mengalami cost overrun, maka melakukan komunikasi secara berkala adalah kuncinya.

Bentuk komunikasi dapat dilakukan secara terpusat memakai tools project management. Setiap ada perubahan terkait harga material, produk, alat kerja, maupun RAB dapat disampaikan secara realtime. Dengan ini, resiko pembengkakan biaya dapat menurun.

Alokasi sumber daya secara efektif

Proyek konstruksi menghabiskan banyak anggaran karena penggunaan sumber daya berlebihan. Penggunaan berlebih ini menghabiskan lebih banyak uang, yang akan berdampak pada keberlangsungan proyek.

Mengalokasikan ulang sumber daya mampu memecah kebutuhan untuk menghasilkan keputusan yang paling produktif. Tolak ukurnya disini adalah keberhasilan pekerjaan dengan kualitas baik, bukan mencari mana paling mahal atau murah.

Baca Juga : Cara Menghitung Volume Pekerjaan dalam RAB

Peran Manajerial Estimasi Biaya dalam Proyek Konstruksi 

Cost overrun pada proyek konstruksi terjadi karena lemahnya integrasi antara estimasi biaya, jadwal, dan manajemen sumber daya. Membuat estimasi biaya  tanpa dasar manajerial yang kuat bikin pengeluaran anggaran jauh dari rencana.

Inilah mengapa penggunaan software project manager sudah menjadi kewajiban. Dengan bantuan Microsoft Project, setiap estimasi biaya, penjadwalan, hingga monitoring dapat dikendalikan dan dipantau dalam satu sistem yang terstruktur.

Bagi project manager konstruksi yang ingin menguasai cost management, tersedia Project Management & Schedulling with Microsoft Project. Online Training dari Anak Teknik Indonesia yang dirancang untuk menjaga pengeluaran proyek dengan cara menghubungkan estimasi biaya dengan strategi manajemen proyek agar terhindar dari risiko cost overrun. 

Temukan strategi manajemen project terbaik agar terhindari dari cost overrun!