Tahukah Anda apabila direct cost merupakan pengeluaran terbesar dalam proyek konstruksi. Pengeluaran paling besar tersebut adalah tenaga kerja dan material. 

Tenaga kerja menghabiskan 20-40% dari RAB untuk membayar gaji, akomodasi, hingga BPJS. Pengeluaran ini masih dapat diatur karena dalam ilmu keuangan dianggap sebagai fixed cost.

Biaya tenaga kerja masih dapat dipertahankan apabila menerapkan sistem manajemen yang rapi. Melalui pelaksanaan prosedur kerja hingga peningkat kapasitas pekerja melalui inhouse training.

Material konstruksi menghabiskan 30-40% dari RAB yang meliputi segala kebutuhan material untuk pekerjaan. Walaupun secara persentase memiliki nominal yang sama, namun biaya material termasuk dalam kategori variabel cost.

Variable cost nilainya dapat berubah-ubah seiring dengan seiring dengan nilai harga di pasar. Inilah yang membuat harga beton K-100 pada tahun 2024 berbeda dengan harga tahun 2025.

Biaya material pun dapat makin tinggi apabila Anda import dari luar negeri. Dari sana, Anda harus membayar biaya shipping dengan rincian bea cukai, handling, transportasi, dan sebagainya.

Pengeluaran material sangat dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang mempengaruhi harga. Untuk menjaga keuangan proyek tetap seimbang, biasanya project manager melakukan negosiasi harga kepada supplier. 

Cara bernegosiasi dengan supplier

Negosiasi bertujuan mencari harga terbaik untuk kedua belah pihak. Apalagi untuk pengerjaan proyek konstruksi dengan durasi panjang. Oleh karena itu, kemampuan negosiasi ini berguna agar mengurangi risiko cost overrun.

Berikut ini adalah cara negosiasi dengan supplier material proyek konstruksi.

1. Mencatat kebutuhan material dengan spesifik

Langkah pertama adalah mencatat semua kebutuhan material yang Anda inginkan secara spesifik. Data tersebut biasanya sudah termuat dalam Rencana Anggaran Biaya.

2. Melakukan riset pasar

Sebelum mengajukan negosiasi, lakukan riset dan analisis harga material. Tujuan riset untuk mendapatkan informasi harga material dari supplier lain, portofolio kerja, hingga rincian harga yang ada.

Harga material dapat Anda temukan pada e-catalog dari supplier maupun daftar Analisa Harga Satuan Pekerjaan.

Selain tahu harga material, riset pasar bertujuan untuk memudahkan Anda mengidentifikasi pemasok material karena dapat mempengaruhi keputusan bernegosiasi. Terutama terkait kebijakan supplier, rincian harga, hingga metode pembayaran yang diberikan. 

Semua hasil riset tersebut berguna untuk menentukan penilaian terhadap supplier tentang jumlah material, spesifikasi material yang dicari, estimasi pengiriman, metode pembayaran. 

3. Menawarkan deposit lebih besar di awal penawaran

Salah satu hambatan supplier adalah piutang. Sebab, supplier harus mengeluarkan biaya akomodasi dengan uang perusahaan. Hal ini semakin berisiko apabila mendapatkan permintaan dalam jumlah besar.

Project manager dikejar dengan durasi proyek. Namun proyek dapat berjalan ketika tersedia material. 

Salah satu cara untuk mempercepat pengadaan barang adalah menawarkan deposit kepada supplier sebesar 50-60% dari pembawaran muka. Down payment sebesar ini akan meningkatkan daya tawar, dan memperbesar peluang untuk mencapai kesepakatan. 

Manfaat yang didapatkan adalah material segera dikirim, dan Anda dapat fokus kepada pekerjaan lainnya. 

4. Jangan menerima tawaran pertama

Negosiasi berjalan ketika Anda tidak menerima tawaran pertama dari supplier secara langsung. Jika Anda langsung menerima tawaran pertama, maka tidak ada negosiasi.

Negosiasi terjadi ketika Anda menerima tawaran dari supplier dengan mengajukan penawaran baru sebagai balasan. Dengan memberi penawaran babasan, Anda mampu memberikan dan menawarkan penawaran terbaik.

5. Tanyakan pelanggan supplier sebelumnya

Bentuk lain dari melakukan negosiasi harga adalah mencari siapa pelanggan supplier sebelumnya. Anda dapat menanyakan ini kepada kolega yang pernah bekerja sama dengan supplier tersebut. 

Dari sana, Anda dapat mengetahui berapa harga produk, kualitas produk, dan bagaimana mekanisme kerja. Melalui informasi inilah Anda mampu membuat penawaran untuk dikirimkan kepada supplier.

6. Membangun komunikasi dengan supplier

Komunikasi adalah cara melakukan negosiasi melalui membangun hubungan baik. Menjalin komunikasi kepada supplier membantu Anda mendapatkan kesempatan pengadaan barang yang menguntungkan.

Kesimpulan

Cara memenangkan negosiasi dengan supplier adalah melakukan penawaran terbaik. Melakukan riset pasar, mencari testimoni dari pelanggan, melakukan pembayaran di depan, hingga membangun komunikasi dengan supplier.

Negosiasi ini bukan mendapatkan harga terbaik yang disepakati oleh kedua belah pihak. Agar kedua belah pihak sama-sama menang, Anda pun perlu terbuka tentang manajemen keuangan dan kebutuhan material.

Keterbukaan ini hanya dapat terwujud kalau project manager konstruksi memiliki perencanaan proyek secara sistematis dan tersimpan secara real time. Salah satu tools yang digunakan adalah Microsoft Project. Engineering Academy dapat menemani project manager mengelola jalannya proyek agar berjalan lancar.

Kunjungi Project Management & Schedulling with Microsoft Project untuk persiapan negosiasi kepada supplier.