Project manager membuat laporan biaya setelah pengerjaan proyek selesai. Hal ini digunakan untuk melihat kesehatan keuangan proyek. Dengan kata lain, apakah pengeluaran sudah sesuai dengan Rencana Anggaran Biaya.

Rencana anggaran biaya menjadi acuan untuk mengerjakan proyek konstruksi tetapi laporan biaya proyek menjadi pedoman dalam proyek sejenis di masa mendatang. 

Apabila tidak ada laporan keuangan proyek, maka Anda kesulitan membuat tagihan pembayaran kepada klien maupun mengajukan tender kepada vendor. Dampak paling parah jika tidak punya laporan keuangan adalah tidak mendapatkan profit.

Oleh sebab itu, laporan keuangan konstruksi tidak bisa diabaikan begitu saja. Dalam kasus ini, Anak Teknik Indonesia akan membahas terkait laporan keuangan proyek konstruksi.

Laporan Keuangan Proyek

Laporan keuangan proyek adalah dokumen untuk mengetahui hasil proyek secara menyeluruh yang meliputi pengeluaran langsung dan tidak langsung sampai durasi pengerjaan. Dokumen anggaran biaya proyek penting untuk memantau seberapa besar anggaran yang dikeluarkan dalam satu proyek konstruksi.

Melalui laporan biaya proyek, project manager memiliki dasar pembuatan keputusan dalam proyek mendatang. Dari sana, susunan RAB dapat menyesuaikan kebutuhan proyek.

Baca Juga : Apa Itu RAB dan Fungsinya dalam Proyek Konstruksi

Pentingnya laporan Keuangan Proyek

Perusahaan membutuhkan laporan keuangan untuk mengelola dan mengkomunikasikan hal-hal tentang keuangan. Tanpa dokumen laporan keuangan konstruksi, kontraktor kesulitan untuk mengendalikan pengeluaran.

Laporan keuangan proyek menjadi alat untuk melacak pengeluaran secara menyeluruh supaya beberapa di jalur yang tepat. Hal ini membantu Anda melacak potensi terjadinya cost overrun.

Hasil laporan memberitahu Anda tenang mana saja anggaran dengan pengeluaran terbesar maupun terkecil. Katakanlah, pengeluaran terbesar adalah pengadaan barang untuk 100 sak semen karena biaya pengiriman dan penyimpanan cukup besar. Dari hal ini, mencari vendor semen di area lokal menjadi pilihan untuk meringankan pos keuangan.

Baca Juga : Cara Bernegosiasi Dengan Supplier Material Konstruksi Untuk Mendapatakn Harga Terbaik

Bagaimana cara membuat laporan keuangan proyek konstruksi

Membuat laporan keuangan proyek sedikit berbeda dengan laporan keuangan pada umumnya. Ada beberapa indikator yang perlu diperhatikan supaya memiliki kesamaan persepsi.

Menentukan ruang lingkup anggaran proyek

Ruang lingkup anggaran proyek diterjemahkan sebagai apa proyek yang sedang Anda kerjakan saat ini. Kemudian, buatlah laporan keuangan berdasarkan proyek tersebut. Jika Anda mengelola tiga proyek, maka Anda harus membuat tiga laporan keuangan berbeda.

Tujuan dari memisahkan ruang lingkup proyek adalah menghasilkan laporan keuangan yang terarah, mudah dipantau, memitigasi dari ekspektasi yang tidak realistis. Setiap proyek dapat dinilai apakah telah sudah sesuai ataupun masih jauh dari target KPI.

Mengklasifikasi pengeluaran dan pemasukan

Laporan keuangan proyek harus mencakup informasi pengeluaran dan pemasukan.

Pengeluaran adalah besar biaya yang keluar untuk mengerjakan proyek seperti material, sewa alat, gaji karyawan, transportasi, tempat tinggal, dan biaya pengawasan. 

Pendapatan adalah biaya yang datang dari pembayaran klien maupun keuntungan perusahaan.

Memilih metode akuntansi proyek

Penyusunan laporan biaya proyek tergantung dar metode akuntansi yang dipilih. Terdapat dua metode akuntansi yang dapat digunakan yaitu metode persentase penyelesaian dan metode kontrak selesai.

Metode persentase penyelesaian adalah mengakui pendapatan dan biaya selama proyek berjalan, sesuai durasi pekerjaan maupun biaya yang keluar. Jenis laporan biaya ini keluar secara rutin dalam periode hari/minggu/bulan.

Metode kontrak selesai adalah mengakui pendapatan dan biaya hanya setelah proyek selesai atau secara substansial telah selesai. Berbeda dengan metode persentase penyelesaian, laporan keuangan metode kontrak baru dikerjakan setelah proyek selesai.

Baca Juga : Metode Estimasi Biaya Konstruksi yang Efektif

Lacak dan alokasi biaya proyek

Hal penting dalam membuat laporan keuangan proyek adalah memantau dan mengalokasikan secara konsisten. 

Anda perlu melacak apa saja pengeluaran langsung dan tidak langsung selama proyek berlangsung. Tidak hanya melacak pengeluaran, alokasi biaya proyek ke bagian penting seperti biaya tetap maupun variabel, operasional, modal, dan pembayaran tagihan.

Manfaat melakukan alokasi dan melacak biaya membantu Anda memantau arus kas uang agar dapat membuat laporan biaya yang akurat.

Perbaharui laporan keuangan proyek secara berkala

Apabila Anda menganut metode persentase penyelesaian, membuat laporan keuangan proyek secara rutin akan memberikan hasil akurat. Perbaharui apabila ada perubahan kas keuangan seperti mendapatkan uang masuk maupun ada pengeluaran tambahan. 

Anda dapat mencatat menggunakan tools project management untuk memudahkan penyajian data keuangan. Pada software project management tersedia dashboard, bagan gantt, spreadsheet untuk melakukan pendataan dan analisis.

Melalui tools project management, Anda dapat membagikan laporan biaya proyek kepada klien hingga manajemen tim untuk membahas kondisi keuangan saat ini. Menjadikannya sebagai alat komunikasi yang konsisten untuk mengurangi kesalahpahaman.

Baca Juga : Risk Management dalam Pengerjaan Proyek Konstruksi

Membuat laporan biaya proyek menggunakan Microsoft Project

Microsoft Project adalah tools project management yang dapat mencatat dan mengelola keuangan. Anda dapat menggunakan untuk membuat laporan keuangan proyek.

Berikut adalah langkah-langkah membuat laporan biaya proyek dengan Microsoft Project

• Buka Microsoft Project
• Arahkan tab ke Resource Tab
• Klik Resource Sheet untuk mengakses daftar sumber daya
• Temukan sumber daya yang diinginkan. Kemudian klik dua kali untuk membuka kotak dialog Resource Information
• Dalam kotak dialog informasi Resource, buka tab Cost
• Masukan nominal biaya di kolom yang sesuai
• Tentukan detail biaya tambahan seperti material, gaji pegawai, uang lembur, sampai sewa alat
• Klik OK untuk menyimpan

Kesimpulan

Laporan keuangan proyek berguna untuk mengetahui kondisi keuangan selama pengerjaan proyek berlangsung. Dari sana, Anda dapat menganalisis darimana sumber pemasukan dan pengeluaran proyek.

Kemudian, hasil analisis dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat menyelesaikan masalah keuangan proyek di kemudian hari. Terutama bagi perusahaan konstruksi yang menjadi salah satu industri dengan biaya operasional terbesar.

Microsoft Project adalah software project management yang sudah digunakan perusahaan besar untuk mengelola dan mengatur jalannya proyek. Salah satunya adalah mengelola biaya proyek.

Apabila Anda ingin menguasai kemampuan mengelola keuangan proyek, klik Project Management & Scheduling with Microsoft Project.